2.6 Metodología de reunión en el trabajo en equipo.

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Las reuniones son un factor importante para desarrollar un trabajo en equipo y de acuerdo a la forma en que esta sea organizada puede garantizar la efectividad de la misma o conducir al fracaso.

La forma o metodología a seguir para que haya un excelente trabajo en equipo, es el siguiente:

Informar con tiempo a través de un correo físico, correo virtual, durante la última reunión realizada, etc, la fecha del próximo encuentro. Para la escogencia de esta pueden llegar a un acuerdo todos los miembros, aunque en ocasiones no es sencillo, por las diversas responsabilidades existentes, sin embargo, se escoge la que se acomode a la mayoría de los integrantes.

Programarla para evitar olvidos, y cerca del momento del encuentro se envía un recordatorio con la fecha, el lugar, la hora y el objetivo de la reunión.

Organizar el encuentro es importante porque el lugar debe estar acondicionado con todo lo que se requiere para la reunión, salon limpio, con la iluminación indicada, libre de distractores, ayudas audiovisuales si se requieren, material para escribir, agua, café, entre otros.

Solicitar puntualidad para que todo se lleve a cabo dentro de los términos establecidos y se pueda cumplir con la agenda programada.

Plantear los objetivos de la reunión. Estos deben ser claros, alcanzables, concretos, precisos, que estimulen la participación de los integrantes, entre otros, que permitan identificar cuánto tiempo puede tardar la reunión.

Crear una agenda de trabajo, en donde se incluya todos los aspectos a tratar durante la reunión y el tiempo que se va a invertir a cado uno de estos.

Arreglar el salon de tal manera que el líder de la reunión pueda mantener contacto visual con todos los miembros, para esto se pueden ubicar a los participantes en forma de mesa redonda, la cual permite mayor interacción y no hay existencia de nivel jerárquico, mesa rectangular, la cual permite una discriminación de los miembros y se destaca al líder, quien ocupa la cabecera, la mesa en U, que es ideal para fomentar la participación de los integrantes o la mesa cuadrada que facilita la conversación y la cooperación entre los integrantes.

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Desarrollar la agenda estipulada, procurando que se cumpla con todo lo programado, para lo anterior, es necesario ser muy rigurosos con el tiempo.

Invitar e incentivar la participación de todos los miembros, para ello, es importante resaltar la importancia de generar opiniones, llegar a acuerdos, tomar decisiones, entre otros.

Se debe tomar notas de los puntos más importante de la reunión, para hacer seguimiento.

Se realiza una conclusión de la reunión.

Se programa la fecha de la próxima reunión.

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