1.4 Puntos vitales para lograr ser profesional al teléfono.

Publicada en Publicada en Curso: ¿Cómo hablar profesionalmente por teléfono?

Realizar una llamada profesional realmente es sencillo, lo importante es tener en cuenta ciertas características que proyecten formalismo, para ello, se sugiere lo siguiente:

Ten una agenda de anotaciones, en donde puedas escribir los datos de la persona que esta realizando la llamada o que la esta recibiendo, dentro de estos el nombre completo, la compañía, el área donde labora, la hora en que llamo y el motivo de la llamada, de esta manera se tendrá organizada una agenda de llamadas telefónicas y se podrá utilizar en cualquier momento que se requiera esta información. En caso de que al recibir una llamada y sea para otra persona, se cuenta con todos los apuntes necesarios y se le puede dar sin inconvenientes.

No se debe tardar en responder una llamada telefónica, porque a ninguna persona le agrada esperar y es posible que haya una predisposición al contestar si hubo una gran demora en la misma. El responder de manera ágil, demuestra que la llamada es importante.

Es vital identificarse, al igual que la empresa. Es uno de los primeros aspectos a tener en cuenta, al igual que solicitarle al interlocutor que se identifique y de qué empresa llama, en caso de ser una llamada laboral, si es personal, solo debe decir su nombre.

Realizar las preguntas indicadas, en donde se pueda reunir toda la información posible; sin embargo, es muy importante saber ejecutarlas para que no vaya a sonar como un interrogatorio o como una máquina. Se pueden realizar de forma moderada.

En caso de tener que transferir la llamada es importante anunciarle a la persona que va a esperar unos minutos en la línea, mientras verifica si la persona a quien quiere contactar se encuentra disponible, para que no se vaya a impacientar y al transferirla anunciarle a la próxima persona que va a tomar la llamada, quien se encuentra esperando del otro lado del teléfono. En caso de que no pueda atender la llamada, debe asegurarse de tomar toda la información detallada posible.

TE PUEDE INTERESAR:   2.2 La llamada destinada a la atención al cliente

Utilizar una gramática correcta, conjugar bien los verbos y utilizar un lenguaje respetuoso, es vital para que la llamada suene profesional. Por ejemplo decir: “El Sr. Roberto y yo estaremos disponible” y no decir yo y Roberto estaremos disponible. Ademas no se debe tutear, sino decir “usted”.

Llama a la persona por su nombre o apellido cada vez que sea posible, porque personaliza un poco la llamada y dará una muestra de que lo esta escuchando. Por ejemplo: Sr. Antonio, el Sr. Marcos en este momento no lo puede atender.

Termina la conversación profesionalmente, dándole gracias por su tiempo y deseándole un buen día.

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