1.3.4 Desarrollo de la llamada, cumpliendo con su objetivo

Publicada en Publicada en Curso: ¿Cómo hablar profesionalmente por teléfono?

El desarrollo de la llamada es una de las partes más importantes de la conversación telefónica, debido a que es en esta fase donde se cumple con el objetivo de la llamada, estableciéndose los acuerdos necesarios, si es el caso.

Para que se lleve a cabalidad es importante tener en cuenta lo siguiente:

  • Evitar cualquier tipo de distracción que genere desconcentración e interrumpa la llamada, como por ejemplo revisar las redes sociales al tiempo que se habla, enviar mensajes de textos, responder el celular para recibir una llamada personal, jugar en la computadora, entre otros. Cuando se realiza al tiempo otra actividad, tenemos la atención dividida y no focalizada en ninguna de las dos acciones ejecutadas y se puede cometer errores y perder datos importantes, asi que se recomienda que solo se responda la llamada, para garantizar el éxito de la misma.
  • Es importante estar preparado/a y conocer lo suficiente el tema de conversación, si le compete a esa dependencia, con el fin de no generar espera en la persona que se encuentra del otro lado de la línea. No hay nada más molesto que hacer esperar a la persona por desconocimiento de una informacion, asi que es mejor tener sobre el escritorio todo lo necesario.
  • Asegurarse de utilizar un lenguaje claro y entendible que permita que ambas partes se puedan comunicar sin inconveniente y pueda darse la conversación sin interrupciones.
  • No usar altavoz cuando se esté desarrollando la llamada y de igual forma solicitarle al que se encuentra del otro lado de la línea que tampoco lo utilice, debido a que las interferencias del medio pueden impactar negativamente sobre la conversación y generar malos entendidos por no haber escuchado bien la información dada.
  • Focalizar el objetivo y asegurarse de dar cumplimiento al mismo, si el caso corresponde 100%, para ello debe ser ágil, proactivo, utilizar los recursos necesarios sin demorar la llamada y comprobar con el que se encuentra del otro lado de la línea, si se encuentra satisfecho con los resultados. De igual forma, es necesario responder a todas las preguntas del interlocutor, que conlleven al mismo propósito.
  • Llegar a los acuerdos necesarios que garanticen la satisfacción de las partes y si es necesario grabarlos con autorización del interlocutor, para que quede como evidencia, si es necesario recurrir a ella en algún momento. En caso de que por algún motivo no desee ser grabado, se puede recurrir a otros medios como el correo electrónico o el correo físico y tener como constancia la firma de recibido o la aceptación por email.
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