1.3.1 Contestar el teléfono

Publicada en Publicada en Curso: ¿Cómo hablar profesionalmente por teléfono?

Responder el teléfono aunque suele ser sencillo, es importante tener en cuenta algunos aspectos que pueden permitir que la llamada sea formal y profesional, de acuerdo al ámbito en que se desarrolla. Esas caracteristicas se mencionan a continuación:

Contestar el teléfono de la manera adecuada tiende a ser positivo y la persona que realiza la llamada se siente confortable y dispuesta a responder cualquier pregunta que pueda surgir.

Es relevante responder rápido el teléfono, antes del tercer timbre preferiblemente, sobre todo si se está en un medio de negocios. No hacerlo en un tiempo indicado puede ser descortés.

Ubicar el teléfono cerca del rostro, con el fin de que la persona que se encuentra del otro lado de la línea pueda escuchar toda la información que se esta transmitiendo y no se pierdan datos importantes. No se sugiere iniciar la conversación antes de estar bien ubicado.

Tomar aire y respirar profundamente antes de iniciar la conversación permite que haya una oxigenación en el cerebro, se de un nivel de serenidad y las ideas puedan fluir de manera natural y organizadas, pudiéndose expresar de una forma pausada.

Mencionar la compañía e identificarse, es una manera de dejar claro que la persona esta llamando al lugar indicado y generará un nivel de confianza que le permitirá seguir hablando, además de ello, asi se evita perder el tiempo, en caso de haberse equivocado.

Es recomendable mantener lápiz y papel cerca, aunque es preferible tener una agenda para evitar que se traspapele la información anotada. Aquí se escribirá lo datos que haya que transmitir, recordar, documentos que requieran ser entregados, entre otros. De igual forma, el mantener estos dos elementos cerca, evita que se haga esperar a la persona que se encuentra en la línea.

Se sugiere sonreír al hablar, aunque no se sienta física, ni emocionalmente bien, porque esto permite mantener una comunicación agradable con la persona que se encuentra del otro lado de la línea, siendo probable que influya positivamente en su estado de ánimo.  

Hay que hablar siempre de una forma clara y formal, a fin que permita un mayor entendimiento y precisión. Asi mismo, hacerlo despacio y articulando las palabras para garantizar que llegue adecuadamente la información. Se sugiere además ser cortés, dando gracias o expresando palabras como “de nada”, donde corresponda.

Dirigirse a la persona de manera formal y no usando diminutivos, si se encuentra en una oficina, por lo general se sugiere llamarlo por el apellido, específicamente cuando no se tiene confianza. Una forma de recordarlo es anotarlo cuando la persona lo menciona al inicio.

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